Espírito Santo atualiza regras para formalizar e divulgar contratos administrativos

O Governo do Espírito Santo colocou em vigor nesta segunda-feira, 21 de setembro, uma nova versão da norma que orienta a formalização e a divulgação de contratos administrativos. A Portaria 45-R/2026, da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger), aprovou a versão 2 da SCL 023 e definiu um fluxo mínimo para contratos e instrumentos equivalentes celebrados por órgãos da administração direta, autarquias e fundações do Executivo estadual.

O procedimento começa depois da conclusão de licitação, dispensa ou inexigibilidade. Antes da assinatura, o órgão deve confirmar que o interessado mantém as condições necessárias à contratação. A norma manda atualizar certidões e consultar cadastros de sanções impeditivas, entre eles CEIS/CNEP, SICAF e SIADES, tanto em nome da empresa quanto de seus sócios majoritários.

Se aparecer irregularidade que impeça a contratação, a administração deverá adotar as providências cabíveis. Em uma licitação, isso pode incluir a convocação do concorrente remanescente, conforme a situação do processo. A regra não cria uma punição automática nem substitui a análise do caso: ela organiza a checagem que deve anteceder a celebração do vínculo.

Fluxo conecta contrato, empenho e controle externo

A SCL 023 divide a rotina em 14 atividades. Depois da verificação inicial, o setor responsável deve gerar no sistema Remessa SIGA TCE o número do instrumento contratual. Esse identificador entra nos autos, permite a emissão do empenho e acompanha o preenchimento do contrato ou de seu equivalente, como carta-contrato, nota de empenho, autorização de compra ou ordem de serviço, quando a lei autoriza a substituição.

Na etapa de preenchimento, o órgão também deve verificar o Código de Identificação da Contratação, o ID CidadES, produzido no sistema do Tribunal de Contas do Estado. A integração busca evitar que o contrato seja tratado como documento isolado: número, empenho, identificação da contratação e dados enviados ao controle externo precisam corresponder ao mesmo processo.

Após a assinatura, o interessado é convocado para assinar, aceitar ou retirar o instrumento. Se isso não ocorrer, a norma indica caminhos diferentes. Em registro de preços, o caso vai ao gestor da ata; nas demais licitações, ao agente ou à comissão de contratação; nas dispensas e inexigibilidades, ao setor requisitante. O objetivo é permitir nova análise sem apagar o histórico do procedimento.

PNCP é a regra; Diário Oficial fica como alternativa técnica

A divulgação deve ocorrer, como regra, no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), nos prazos previstos pelo Decreto estadual 5.545-R/2023. O envio pode ser feito pelo Publicador de Contratos do Compras.gov.br ou pelo SIADES, conforme o caso. Quando não houver viabilidade técnica para publicação no portal nacional, o contrato ou instrumento equivalente deve ser publicado no Diário Oficial do Espírito Santo.

A ressalva técnica não autoriza escolha livre pelo canal menos visível. A norma coloca o PNCP como rota principal e remete a exceção ao decreto estadual. A Lei federal 14.133/2021, citada entre os fundamentos do documento, transformou o portal nacional em eixo de publicidade das contratações e determina a divulgação de informações essenciais para que cidadãos, empresas e órgãos de controle acompanhem os vínculos públicos.

Depois da publicação, o setor deve cadastrar o instrumento no Remessa SIGA TCE. A própria norma registra que esse cadastro é indispensável para a exibição no Portal da Transparência estadual. Em seguida, o documento segue para o registro das demais informações no Sigefes, sistema financeiro e contábil do Estado.

Aplicação depende de adaptação sem eliminar controles

A Seger reconhece que os órgãos não têm estruturas idênticas. Por isso, a denominação dos setores no fluxograma é orientativa e as tarefas podem ser redistribuídas conforme equipe, volume de trabalho, segregação de funções e competências formais. Um gestor ou fiscal, por exemplo, poderá assumir determinado cadastro se a organização interna lhe atribuir essa responsabilidade.

A flexibilidade tem limite expresso: a adaptação não pode eliminar etapas, controles ou requisitos essenciais. Assim, um órgão pode mudar quem executa a atividade, mas não suprimir a verificação de regularidade, a identificação do contrato, a divulgação, a remessa ao TCE-ES ou o registro contábil previstos no procedimento.

O próximo passo é a incorporação da versão 2 às rotinas de cada unidade do Executivo abrangida. A fiscalização poderá comparar os processos formalizados a partir da vigência com as 14 etapas publicadas. Para o cidadão, a consequência verificável deverá aparecer na consistência dos dados disponíveis no PNCP e no Portal da Transparência, onde número, fornecedor, objeto e situação do contrato precisam permitir o acompanhamento do gasto público.