ES atualiza regras da NF-e para perdas de estoque e entregas recusadas

Empresas estabelecidas no Espírito Santo terão novas instruções para emitir Nota Fiscal eletrônica em situações como perda de mercadoria no estoque, redução de valores ou quantidades, recusa de entrega e pagamento antecipado em venda futura. O Decreto 6510-R, assinado em 21 de setembro e publicado no Diário Oficial do Estado nesta quarta-feira (23), incorporou ao RICMS capixaba procedimentos nacionais definidos pelo Confaz. A parte principal das mudanças produzirá efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.

O texto alcança rotinas que costumam exigir ajustes depois da emissão original do documento fiscal. A nova redação cria uma subseção específica no regulamento estadual para indicar quem deve emitir a nota, se ela será de entrada ou de saída, qual finalidade deverá ser informada e como o documento anterior será referenciado. A medida interessa especialmente a varejistas, atacadistas, transportadoras, indústrias, escritórios de contabilidade e desenvolvedores de sistemas fiscais.

As regras estaduais reproduzem pontos do Ajuste SINIEF 49/25, aprovado no Conselho Nacional de Política Fazendária. O ato estabelece procedimentos comuns para documentos fiscais nas unidades federadas e passou por atualização para tornar obrigatória a adoção a partir de 2027. Material técnico do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina registra que o novo modelo busca concentrar em uma única NF-e efeitos relacionados ao ICMS e à transição para IBS e CBS, conforme o caso.

Perda de estoque passa a exigir nota de débito identificada

Quando houver extravio, perecimento, deterioração, furto ou roubo de mercadoria, o contribuinte deverá emitir uma NF-e de saída com finalidade de nota de débito. O decreto determina o código específico “07=Perda em estoque”, o CFOP 5.927, a descrição “Baixa de Estoque” e a explicação da causa no campo destinado às informações adicionais de interesse do Fisco.

O documento deverá identificar o próprio emitente como destinatário. Se houver ICMS a destacar, o imposto será informado na nota, e o contribuinte continuará obrigado a fazer o estorno do crédito relativo à mercadoria perdida, conforme as demais regras do regulamento. A emissão da NF-e, portanto, não transforma a perda em venda: ela formaliza a baixa e organiza seus reflexos fiscais e contábeis.

Nas reduções de valores ou quantidades, o caminho é diferente. O remetente da nota original deverá emitir uma NF-e de entrada com finalidade de nota de crédito e código “04=Redução de valores ou quantidades”. O documento usará o CFOP inverso ao da operação original, trará a justificativa da redução e informará a chave da nota que terá seu valor ou quantidade diminuído.

O decreto deixa claro que essa nota deve registrar apenas o montante ou a quantidade a ser deduzida, e não repetir integralmente a operação. Essa distinção reduz o risco de duplicação na escrituração. Na prática, empresas precisarão conferir se seus emissores e sistemas de gestão conseguem preencher os novos campos e vincular corretamente o documento de ajuste à NF-e anterior.

Recusa de entrega terá tratamento para devolução total ou parcial

Quando o destinatário recusar a entrega, total ou parcialmente, ou não for localizado, caberá ao remetente emitir NF-e de entrada. O texto prevê códigos diferentes para recusa total, não localização e recusa parcial. A nota deverá listar os produtos não recebidos e, em caso de devolução completa, referenciar a chave da NF-e original; se apenas parte da carga for recusada, o vínculo deverá identificar os itens correspondentes.

O destinatário da nota original também terá uma providência: registrar o evento “Operação não Realizada” ou “Desconhecimento da Operação”, conforme a situação. Já o responsável pelo transporte deverá registrar o insucesso na entrega da NF-e ou do Conhecimento de Transporte eletrônico. Esses eventos formam uma trilha documental para mostrar que a mercadoria não chegou ao destino nas condições inicialmente previstas.

Nas vendas para entrega futura com pagamento antecipado total ou parcial, o decreto determina uma NF-e de saída com finalidade de nota de débito, natureza “Venda para entrega futura — Pagamento antecipado” e CFOP 5.922 ou 6.922. Essa primeira nota será emitida sem destaque do ICMS. Quando a mercadoria efetivamente sair, haverá outra NF-e, com eventual destaque do imposto e referência ao documento do adiantamento.

Prazo de 168 horas e preparação dos sistemas

Outra alteração trata de erros percebidos no momento da entrega. Quando não couber nota complementar, nota de crédito por redução ou carta de correção, o remetente poderá usar o procedimento previsto no Ajuste SINIEF 13/24 em até 168 horas após a entrega, desde que a correção não provoque nova circulação da mercadoria. Para esse ponto, o decreto atribui efeitos desde 1º de junho de 2026, enquanto as novas notas de débito e crédito entram no calendário obrigatório de 2027.

A publicação não anuncia aumento de alíquota nem cria, por si só, um novo imposto. Seu foco é a documentação das operações e a forma de registrar acontecimentos que mudam o resultado de uma venda ou de um estoque. O impacto econômico virá sobretudo da adaptação operacional: empresas terão de revisar processos, cadastros, integrações com transportadoras e regras automáticas de escrituração.

Até o início da obrigatoriedade, contribuintes e fornecedores de software devem comparar o Decreto 6510-R com as versões atualizadas do Ajuste SINIEF 49/25 e com futuras notas técnicas da NF-e. A Secretaria da Fazenda poderá publicar orientações complementares. Para cada empresa, o passo prudente é mapear quais das situações ocorrem no negócio, testar os campos no ambiente de emissão e validar a escrituração com a área fiscal antes de janeiro de 2027.